Qué guarda y qué no
Antes de empezar
Esta lección tiene una salida concreta: Sé qué campos merecen existir y cuáles solo dan trabajo. Lee con un caso tuyo delante. La parte útil empieza cuando escribes, comparas o decides algo.
El caso
Un CRM con 40 campos por contacto y tres comerciales que rellenan dos. Los otros 38 no están vacíos: están con datos de hace dos años que alguien va a usar creyendo que valen.
Antes de seguir, identifica qué decisión tomó mal la persona del caso y qué dato le faltaba. Esa pregunta evita leer como espectador.
La idea que manda
El CRM guarda identidad, relación, actividad y oportunidad. Cada campo debe alimentar una acción, una automatización o una decisión visible.
No intentes aplicar todo a la vez. Elige un caso, deja la regla por escrito y conserva la evidencia que usaste. Así podrás revisar la decisión sin depender de memoria.
Método
- Define el punto de partida. Contacto, empresa, actividad y oportunidad: las cuatro piezas.
- Haz visible el criterio. Un campo que nadie mira es un campo que miente.
- Comprueba el límite. Lo que se rellena solo contra lo que hay que escribir a mano.
Una regla es operativa cuando otra persona puede repetirla y llegar a un resultado parecido. Si necesita preguntarte qué querías decir, aún falta concretar.
Ejemplo aplicado
Nombre, empresa, canal preferido, última actividad, estado, valor y próximo paso cubren más trabajo que cuarenta campos de perfil nunca usados.
Fíjate en la secuencia: primero aparece un hecho, después una decisión y al final una acción verificable. Ese orden impide que una opinión se disfrace de proceso.
El error que más cuesta
Crear un campo porque podría ser útil. En unas semanas estará vacío o mezclará criterios distintos y hará que el informe parezca completo sin serlo.
Cuando ocurra, no añadas más pasos por reflejo. Vuelve al punto exacto donde faltó información, una definición o una comprobación.
Taller
Exporta tus campos. Para cada uno escribe quién lo usa y para qué. Archiva los que no tengan respuesta concreta.
Hazlo en una copia o con una muestra pequeña. Guarda el resultado en Mi cuaderno. La práctica debería dejar una pieza que puedas usar mañana, no una respuesta que solo tenga sentido dentro del curso.
Comprueba antes de continuar
- ¿El resultado responde al caso concreto y no a uno imaginario?
- ¿Has dejado el criterio y la evidencia por escrito?
- ¿Otra persona sabría repetirlo sin que tú se lo explicaras?
- ¿Sabes qué señal te haría cambiar la decisión?
Quédate con esto
Ejercicio: tirar la mitad de tus campos. Termina esa práctica antes del examen. Recordar una frase sirve poco; poder enseñar el resultado sirve mucho.